Skip to main content

Polisi Preifatrwydd

Pwrpas

Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn esbonio sut rydym yn casglu ac yn diogelu eich gwybodaeth. Mae’n egluro sut y byddwn yn storio ac yn trin eich gwybodaeth bersonol, sut rydym yn ei chadw’n ddiogel, a sut y gallwch arfer eich hawliau preifatrwydd.

Gwybodaeth Mae Seren Vets yn Casglu

Mae Seren Vets yn cynnig ystod eang o wasanaethau i gefnogi eich anghenion gofal iechyd chi a’ch anifail anwes. Rydym am i chi ddeall y mathau o wybodaeth a gasglwn wrth i chi ddefnyddio'r gwasanaethau hyn.

Rydym yn casglu eich gwybodaeth pan fyddwch yn:

  • Cofrestri eich manylion fel cleient newydd yn ein meddygfa neu wneud apwyntiadau yn ein meddygfa;
  • Cwblhau ffurflen yn gofyn i'n meddygfa gysylltu â chi ynglŷn â chofrestri neu apwyntiad; 
  • Cofrestri i danysgrifio i Gynllun Gofal Iechyd Seren Vets; 
  • Archebi le i fynychu digwyddiad, er enghraifft un o'n seminarau milfeddygol proffesiynol neu ddigwyddiadau hyfforddi proffesiynol;
  • Cofrestri i weld un o'n gweminarau proffesiynol ar-lein;
  • Yn cael eu cyfeirio gan filfeddyg at weithiwr milfeddygol proffesiynol arall; 
  • Ymweld ag unrhyw un o'n Gwefannau neu Apiau;
  • Ymgysylltu â ni ar gyfryngau cymdeithasol; 
  • Lawrlwytho un o'n Apiau; 
  • Cysylltu â ni mewn unrhyw fodd gyda chwestiynau am wasanaeth, cynnyrch neu driniaeth
  • Codi cwyn;
  • Gofyn i un o'n cydweithwyr e-bostio gwybodaeth atoch am wasanaeth, cynnyrch neu driniaeth;
  • Rhoi cynnig ar rafflau neu gystadlaethau;
  • Dewis i gwblhau unrhyw arolygon a anfonwn atoch;
  • Defnyddio ein gwasanaeth microsglodion; 
  • Rhoi sylwadau ar neu adolygu ein cynnyrch a gwasanaethau.
    • Sylwch: Gall unrhyw unigolyn gael mynediad at wybodaeth bersonol sy'n ymwneud ag ef, gan gynnwys barn. Os yw eich sylw neu adolygiad yn cynnwys gwybodaeth am y cydweithiwr a ddarparodd y gwasanaeth hwnnw, efallai y caiff ei drosglwyddo iddynt os gofynnir am hynny;
  • Llenwi unrhyw ffurflenni deddfwriaethol;
    • Er enghraifft, os bydd damwain yn digwydd mewn meddygfa bydd cydweithiwr yn casglu eich gwybodaeth bersonol; 
  • Rhoi caniatâd i rannu eich gwybodaeth gydag eraill;
  • Ffonio ni neu rydyn ni'n eich ffonio chi; efallai y byddwn yn recordio sgyrsiau ffôn at ddibenion cofnodi neu hyfforddi. Mae cofnodion o alwadau ffôn sydd wedi'u recordio wedi'u hamgryptio a'u diogelu gan gyfrinair. Cânt eu dileu o fewn 60 diwrnod calendr;
  • Defnyddio ein meysydd parcio neu filfeddygfeydd sydd fel arfer â systemau teledu cylch cyfyng ar waith er diogelwch cwsmeriaid a chydweithwyr ac er mwyn atal trosedd. Gall y systemau hyn gofnodi eich delwedd yn ystod eich ymweliad;
  • Wrth brynu gwasanaeth, cynnyrch neu driniaeth gan gyflenwr neu bartner.

Pam mae Seren Vets yn casglu data

Er mwyn rhoi'r gofal gorau i chi a'ch anifail anwes, rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth i'n helpu i wella ein gwasanaethau a'n sgiliau. Rydym yn monitro ansawdd ac effeithiolrwydd ein holl wasanaethau a defnyddiwn yr hyn a ddarganfyddwn i'w gwella. Mae eich gwybodaeth yn ein helpu i ddeall y gwasanaethau sy'n berthnasol i chi ac mae gwybod ychydig amdanoch yn ein helpu i wella'r gwasanaethau rydym yn eu cynnig nawr ac yn y dyfodol.

Eich rheolaethau preifatrwydd

Mae’n bwysig iawn i ni eich bod yn gyfforddus â’r ffordd yr ydym yn defnyddio’ch data. Os hoffech chi newid y ffordd y mae pethau'n gweithio, anfonwch e-bost atom neu siaradwch ag un o'n tîm. Os hoffech drafod ein harferion diogelu data, cysylltwch â ni. Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ôl gwneud hynny, mae gennych hawl i drafod y mater gyda’n haelod tîm GDPR penodedig.

Rhannu eich data

Ni fydd Seren Vets yn rhannu eich gwybodaeth gyda chwmnïau, unigolion neu sefydliadau eraill oni bai:

  • Mae’n rhan o ddiagnosis neu driniaeth eich anifail anwes, er enghraifft i labordai a chyflenwyr eraill sydd ei angen er mwyn darparu gwasanaethau mewn perthynas â’ch anifail anwes ac i bwy rydych wedi cytuno y gallwn ddarparu eich manylion;  
  • Mae’n rhan o wasanaeth yr ydych wedi gofyn i ni ei ddarparu megis tanysgrifiad llesiant, ariannu neu gyflwyno hawliadau yswiriant.
  • I weithwyr milfeddygol proffesiynol eraill os byddwch yn gofyn i ni drosglwyddo hanes claf eich anifail anwes, gan gynnwys cymhorthfa barn gyntaf arall, neu ganolfan atgyfeirio arbenigol.
  • I unrhyw un yr ydych wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny.
  • Mae gennym fuddiant dilys i wneud hynny.
  • Ein darparwyr gwasanaethau trydydd parti a phartneriaid busnes sy’n darparu gwasanaethau prosesu data i ni, neu sydd fel arall yn prosesu gwybodaeth bersonol at ddibenion a ddisgrifir yn y Polisi Preifatrwydd hwn neu a hysbysir i chi pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol. Enghreifftiau o’r math o drydydd parti rydym yn gweithio gyda nhw yw:
    • Cwmnïau TG sy'n cefnogi ein Gwefannau, Apiau a systemau busnes eraill;
    • Cwmnïau marchnata uniongyrchol neu drydydd parti eraill sy'n ein helpu i reoli cyfathrebiadau electronig â chi;
    • Google, Facebook, Instagram, Twitter a llwyfannau tebyg i ddangos gwasanaethau a allai fod o ddiddordeb i chi tra byddwch chi'n pori'r rhyngrwyd; Mae hyn yn seiliedig ar naill ai eich caniatâd marchnata neu eich derbyniad o gwcis, tracio picsel neu dechnoleg olrhain debyg ar ein gwefannau, fel yr eglurir ymhellach o dan y pennawd “Cwcis a thechnoleg olrhain debyg” isod; a/neu
    • Cwmnïau mewnwelediad data a dadansoddi data (i roi offer inni ddadansoddi'r data sydd gennym);
    • Partneriaid hyrwyddo; 
    • Cwmnïau adolygu cwsmeriaid (fel y gallwch adael adborth a gallwn wella ein gwasanaeth i chi); a/neu
    • Partneriaid cystadleuaeth neu wobrau
  • Mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny, er enghraifft:
    • I unrhyw gorff gorfodi’r gyfraith cymwys, rheoleiddio, asiantaeth y llywodraeth, llys neu drydydd parti arall lle credwn fod angen datgelu
      1. Fel mater o gyfraith neu reoliad cymwys,
      2. I arfer, sefydlu neu amddiffyn ein hawliau cyfreithiol neu gymhwyso ein Telerau ac Amodau,
      3. I ddiogelu eich buddiannau hanfodol chi neu unrhyw berson arall.

Pan fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda darparwyr gwasanaeth trydydd parti a phartneriaid, rydym yn gweithredu polisi i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac er mwyn amddiffyn eich preifatrwydd. Mae ein polisi yn gofyn am:

  • Rydym yn darparu dim ond y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i gyflawni eu gwasanaethau penodol. 
  • Efallai y byddant ond yn defnyddio eich data at yr union ddibenion a nodir gennym yn ein contract, yn ysgrifenedig neu ar lafar, gyda nhw. 
  • Rydym yn gweithio'n agos gyda nhw i sicrhau bod eich preifatrwydd yn cael ei barchu a'i ddiogelu bob amser. 
  • Os byddwn yn rhoi’r gorau i ddefnyddio eu gwasanaethau, bydd unrhyw ran o’ch gwybodaeth bersonol sydd ganddynt naill ai’n cael ei dileu neu’n cael ei gwneud yn ddienw (yn amodol ar gyfraith berthnasol). 

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y trydydd parti rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â nhw, cysylltwch â ni neu siaradwch ag un o'r tîm.

Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol 

Bydd ein sail gyfreithiol ar gyfer casglu a defnyddio’r wybodaeth bersonol a ddisgrifir uchod yn dibynnu ar y wybodaeth bersonol dan sylw a’r cyd-destun penodol y byddwn yn ei chasglu ynddo.  

Fel arfer byddwn yn casglu gwybodaeth bersonol gennych chi yn unig:

  1. Lle mae angen y wybodaeth bersonol arnom i gyflawni contract gyda chi,
  2. Lle mae’r prosesu er ein budd cyfreithlon ni ac nad yw wedi’i ddiystyru gan eich buddiannau diogelu data neu hawliau a rhyddid sylfaenol,
  • Lle mae gennym eich caniatâd i wneud hynny. 

Mewn rhai achosion, efallai y bydd gennym rwymedigaeth gyfreithiol hefyd i gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi neu efallai y bydd angen y wybodaeth bersonol arnom fel arall i ddiogelu eich buddiannau hanfodol chi neu rai pobl arall.

Os byddwn yn gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â gofyniad cyfreithiol neu i gyflawni contract gyda chi, byddwn yn gwneud hyn yn glir ar yr adeg berthnasol ac yn eich cynghori a yw darparu eich gwybodaeth bersonol yn orfodol ai peidio (yn ogystal ag o'r canlyniadau posibl os na fyddwch yn darparu eich gwybodaeth bersonol).  

Yn yr un modd, os byddwn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn dibynnu ar ein buddiannau cyfreithlon (neu rai unrhyw drydydd parti), byddwn yn egluro i chi ar yr adeg berthnasol beth yw’r buddiannau cyfreithlon hynny pan ofynnir amdanynt.

Cwcis a thechnoleg olrhain debyg

Rydym yn defnyddio cwcis a thechnoleg olrhain debyg (gyda'i gilydd, “Cwcis”) i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi. I gael rhagor o wybodaeth am y mathau o Gwcis a ddefnyddiwn, pam, a sut y gallwch reoli Cwcis, gweler ein Hysbysiad Cwcis.

Cadw eich gwybodaeth yn ddiogel

Mae preifatrwydd a diogelwch eich gwybodaeth bersonol yn hollbwysig i ni ac rydym wedi gwneud pob ymdrech resymol i sicrhau ei bod yn ddiogel ar ein systemau. Rydym yn cydymffurfio â’r holl ddeddfwriaeth berthnasol ac rydym yn bodloni’r safonau a osodwyd gan Goleg Brenhinol y Milfeddygon (RCVS).

Rydym yn defnyddio mesurau technegol a threfniadol priodol i ddiogelu’r wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chasglu a’i phrosesu amdanoch. Mae’r mesurau a ddefnyddiwn wedi’u cynllunio i ddarparu lefel o ddiogelwch sy’n briodol i’r risg o brosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae mesurau penodol a ddefnyddiwn yn cynnwys:

  • Amgryptio eich gwybodaeth bersonol. 
  • Cadw eich gwybodaeth yn gyfredol ac yn gywir.
    • Sylwch, er mwyn gwneud hyn, ein bod yn gofyn i chi ddweud wrthym os bydd unrhyw rai o'ch manylion megis eich enw neu gyfeiriad yn newid;
  • Bod â gweithdrefnau diogelwch llym ar waith ar gyfer storio a datgelu eich gwybodaeth i atal mynediad heb awdurdod.

Yn anffodus, nid yw trosglwyddo gwybodaeth dros y Rhyngrwyd yn sicr o fod yn gwbl ddiogel. Er y byddwn yn gwneud ein gorau i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol, ni allwn warantu diogelwch eich data a drosglwyddir i a/neu drwy ein Gwefannau ac Apiau; mae unrhyw drosglwyddiad ar eich menter eich hun. Unwaith y byddwn wedi derbyn eich gwybodaeth, byddwn yn defnyddio gweithdrefnau llym a nodweddion diogelwch i geisio atal mynediad heb awdurdod.

Er mwyn sicrhau nad yw eich cerdyn credyd, debyd neu arwystl yn cael ei ddefnyddio heb eich caniatâd, byddwn yn dilysu enw, cyfeiriad a gwybodaeth bersonol arall a ddarparwyd gennych yn ystod y broses archebu yn erbyn cronfeydd data trydydd parti priodol. Trwy dderbyn ein Telerau ac Amodau rydych chi'n cydsynio i'r gwiriadau hyn gael eu gwneud. Wrth gyflawni'r gwiriadau hyn, mae'n bosibl y bydd gwybodaeth bersonol a ddarperir gennych chi'n cael ei datgelu i Asiantaeth Gwirio Credyd cofrestredig a all gadw cofnod o'r wybodaeth honno. Gallwch fod yn dawel eich meddwl mai dim ond i gadarnhau pwy ydych chi y gwneir hyn, nad yw gwiriad credyd yn cael ei gynnal ac na fydd eich statws credyd yn cael ei effeithio. Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei thrin yn ddiogel ac yn llym yn unol â'r Polisi Preifatrwydd hwn.

Trosglwyddiadau data rhyngwladol

Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth bersonol ei throsglwyddo i, a’i phrosesu mewn, gwledydd heblaw’r wlad yr ydych yn byw ynddi. Mae’n bosibl bod gan y gwledydd hyn gyfreithiau diogelu data sy’n wahanol i gyfreithiau’r DU.

Mae’n bosibl y bydd rhai o’n darparwyr gwasanaeth trydydd parti yn gweithredu y tu allan i’r DU, megis yn yr UE, AEE, Awstralia a’r Unol Daleithiau. Mae hyn yn golygu pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol efallai y bydd yn cael ei phrosesu yn unrhyw un o'r gwledydd hyn.

Mae gan ein darparwyr gwasanaeth trydydd parti weithdrefnau ar waith i sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn cael yr un amddiffyniad â phe bai’n cael ei phrosesu yn y DU. Er enghraifft, mae ein contractau gyda thrydydd parti yn pennu'r safonau y mae'n rhaid iddynt eu dilyn bob amser. Os hoffech gael rhagor o wybodaeth am y contractau hyn cysylltwch â ni neu siaradwch ag un o'r tîm.

Bydd unrhyw drosglwyddiad o’ch data personol yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data a bydd yr holl ddata personol yn ddiogel.

Cadw data

Rydym yn cadw gwybodaeth bersonol a gasglwn gennych pan fo gennym angen busnes cyfreithlon parhaus i wneud hynny (er enghraifft, i ddarparu gwasanaeth yr ydych wedi gofyn amdano neu i gydymffurfio â gofynion cyfreithiol, treth neu gyfrifyddu).  

Pan nad oes gennym unrhyw angen busnes cyfreithlon parhaus i brosesu eich gwybodaeth bersonol, byddwn naill ai’n ei dileu neu’n ei gwneud yn ddienw. 

Os nad yw hyn yn bosibl (er enghraifft, oherwydd bod eich gwybodaeth bersonol wedi'i storio mewn archifau wrth gefn), yna byddwn yn storio'ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac yn ei ynysu rhag unrhyw brosesu pellach nes bod modd ei dileu.

I gael rhagor o wybodaeth am y cyfnodau penodol y byddwn yn cadw eich data ar eu cyfer, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir o dan y pennawd “Sut i gysylltu â ni” isod.

Eich hawliau diogelu data

Rydym yn ymateb i bob cais a gawn gan unigolion sy’n dymuno arfer eu hawliau diogelu data yn unol â chyfreithiau diogelu data perthnasol.

Mae gennych yr hawliau diogelu data canlynol:

  • Os dymunwch cyrchu, cywiro, diweddaru neu ofyn am ddileu eich gwybodaeth bersonol,gallwch wneud hynny unrhyw bryd drwy gysylltu â'r practis y mae eich anifail anwes wedi'i gofrestru ag ef.  
  • Yn ogystal, gallwch chi gwrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol,gofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol neu ofyn am gludadwyedd eich gwybodaeth bersonol. Gallwch arfer yr hawliau hyn drwy gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir o dan y pennawd “sut i gysylltu â ni” isod.
  • Mae gennych hawl i optio allan o gyfathrebiadau marchnatarydym yn anfon atoch unrhyw bryd. Gallwch arfer yr hawl hon drwy glicio ar y ddolen “dad-danysgrifio” neu “optio allan” yn yr e-byst marchnata a anfonwn atoch. I optio allan o fathau eraill o farchnata (fel marchnata drwy’r post neu delefarchnata), yna cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion cyswllt a ddarperir o dan y pennawd “sut i gysylltu â ni” isod.
  • Yn yr un modd, os ydym wedi casglu a phrosesu eich gwybodaeth bersonol gyda’ch caniatâd, yna gallwch tynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd. Ni fydd tynnu eich caniatâd yn ôl yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a gynhaliwyd gennym cyn i chi dynnu’n ôl, ac ni fydd ychwaith yn effeithio ar brosesu eich gwybodaeth bersonol a gynhaliwyd gan ddibynnu ar seiliau prosesu cyfreithlon heblaw caniatâd.
  • Mae gennych yr hawl i gwyno i awdurdod diogelu dataam ein casgliad a defnydd o’ch gwybodaeth bersonol. I gael rhagor o wybodaeth gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar 0303 123 1113 neu fynd ar-lein i ico.org.uk/concerns (sylwer, ni allwn fod yn gyfrifol am gynnwys gwefannau allanol).

Ar gyfer pob ymholiad data cysylltwch â’n Practis Milfeddygol neu’n uniongyrchol drwy’r post yn:

Y Swyddog Diogelu Data
Seren Vets
Parc Pensarn
Caerfyrddin
SA31 2NF

Diweddariadau i'r Polisi Preifatrwydd hwn

Mae’n bosibl y byddwn yn diweddaru’r Polisi Preifatrwydd hwn mewn ymateb i ddatblygiadau cyfreithiol, technegol neu fusnes sy’n newid. Pan fyddwn yn diweddaru ein Polisi Preifatrwydd, byddwn yn cymryd mesurau priodol i roi gwybod i chi, yn gyson ag arwyddocâd y newidiadau a wnawn. 

Gallwch weld pryd y cafodd y Polisi Preifatrwydd hwn ei ddiweddaru diwethaf trwy wirio'r dyddiad “diweddaru diwethaf” a ddangosir ar waelod y Polisi Preifatrwydd hwn.

Sut i gysylltu â ni

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon am ein defnydd o’ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â’n Swyddog Diogelu Data drwy e-bostio croeso@serenvets.co.uk

Diweddarwyd diwethaf: Awst 2022